Issues
その忙しさ、
仕組みで減らせます。
ツールの前に、まず現場で起きていること。一つでも当てはまるなら、解決の糸口があります。
記録業務に追われ、残業が常態化
本来は利用者と向き合う時間が、記録と書類づくりに奪われている。
シフト作成に毎月まる1日
配置基準と希望休をにらみながら、管理者が手作業で組み続けている。
研修資料づくりが管理者の重荷
資料作成のたびにゼロから準備。属人的で、毎回時間がかかる。
「何から効率化すべきか」が分からない
忙しさの中身が見えず、改善の的を絞れないまま日々が過ぎる。
ナレッジが個人に依存して続かない
担当者が変わると、委員会記録も改善のノウハウも途切れてしまう。
改善活動が一度きりで定着しない
やってみても運用に乗らず、気づけば元のやり方に戻ってしまう。
Our Tools
課題から逆算した、6つのツール
どれも “現場が継続できる” を起点に開発・改善しています。単体でも、組み合わせても導入できます。
AI・NotebookLM 活用支援
現場で使える生成AIを、施設仕様に
記録・研修資料・マニュアル整備に、毎日時間が奪われている。
NotebookLM を中心に、記録の下書き・研修資料・マニュアルのQ&A化を施設のワークフローへ実装。職員は確認と判断に集中できます。
- 記録下書き活用
- 研修資料の自動生成
- マニュアルQ&A化
入力（音声メモ）
14時 ご家族来訪、食事8割、午後は穏やかに過ごされた…
AI 下書き
介護タイムスタディ
業務時間の実態を計測し、無駄を特定
「忙しい」の中身が見えず、どこから手をつけるか決められない。
職員の業務時間を実測し、非効率業務やボトルネックを特定。改善の優先順位付けまで、データを根拠に支援します。
- 業務分類設計
- 実測データ収集
- 改善ポイント抽出
業務時間の構成比（実測イメージ）
CareShift
シフト作成の自動化で、管理者の時間を取り戻す
シフト作成に管理者の半日が消え、本来の業務に手が回らない。
配置基準・労務制約・希望休を守りながら、最適なシフトを自動で提案。管理者は最終調整だけに集中できます。
- 配置基準チェック
- 希望休考慮
- シフト最適化アルゴリズム
AI生成後
生成前
リスク分析
※ 実際の CareShift AI 画面（デモデータ使用）
Voicia Care Note
話すだけで、申し送り記録が整う
申し送りを正確に書き残す時間が取れず、大事な情報が伝わりきらないことがある。
音声で話した内容から、AIが食事・体調などの項目ごとに下書きを整理。職員が確認・訂正してから確定するため、記録の正確性を保てます。
- 音声入力
- AIによる記録整形
- 確認・訂正してから確定
14時 ご家族来訪、食事8割、午後は穏やかに過ごされた…
食事
体調
精神
※ AIの下書きは職員が確認・訂正してから確定します
Voicia Short Stay Check
入所・退所時の持ち物確認を、写真とAIで漏れなく
持ち物の記録が曖昧なまま、退所時に「返ってきていない」というトラブルが起きやすい。
入所時に撮影した写真からAIが持ち物を整理し、名前タグの有無も記録。退所時に1件ずつ照合できます。
- 持ち物の撮影・AI認識
- 名前タグの記録
- 退所時のチェック照合
入所時に持ち物を撮影
※ AIが抽出した候補は職員が確認・修正できます
ナレッジ運用テンプレ
委員会記録・改善議事録の標準化
記録や改善ノウハウが属人化し、担当者が変わると途切れてしまう。
加算算定や改善活動に必要な記録テンプレートを整備。現場の負担を増やさず、誰でも続けられる仕組みにします。
- 委員会議事録
- 改善KPIテンプレ
- 効果測定フォーマット
生産性向上委員会｜議事録
Before / After
導入で、現場はこう変わる
ツールそのものより、現場の時間と判断がどう変わるか。Voicia が見ているのはそこです。
記録・資料作成
BEFORE
手作業で深夜まで、ゼロから作成
AFTER
AIが下書き、職員は確認と判断に集中
シフト作成
BEFORE
紙とExcelで毎月まる1日
AFTER
制約チェック込みで自動提案、調整だけ
業務改善
BEFORE
勘と経験で手探り、的を絞れない
AFTER
実測データで優先順位を明確に
ナレッジ運用
BEFORE
担当者が変わると途切れる
AFTER
テンプレで誰でも継続できる
Use Cases
誰が、どの場面で使うのか
同じツールでも、立場によって取り戻せる時間が違います。
管理者
シフト作成と研修準備を自動化し、面談やマネジメントに時間を回す。
現場リーダー
記録の下書きと委員会資料を生成AIで作成し、確認中心の運用に。
経営層
実測データをもとに、投資判断や加算体制の意思決定を行う。
※ CareShift の画面は実際の CareShift AI 画面（デモデータ使用）です。その他のツールの画面はイメージ図です。実際の機能・データ・成果は施設の状況に応じて異なります。
How to Start
単体でも、組み合わせても
単体で、小さく始める
「まずは AI 活用だけ」「シフト最適化だけ」でもかまいません。 効果が見えやすいところから、無理なく始められます。
LEARNING CONTENTS
ツールの使い方・活用ノウハウは「学習コンテンツ」へ
NotebookLM・Gemini・ChatGPT・Claude などの生成AI活用、生産性向上委員会の運営、ケアマネジメント支援の実践コンテンツを掲載しています。動画・プロンプト集・公式資料リンク集まで網羅。
FREE CONSULTATION
まずは無料相談から、
現場の課題をお聞かせください。
ご相談・お見積りは無料です。医療・介護現場の状況に合わせて、 最適な進め方をご提案します。
- 何から始めればよいか分からない
- 導入した機器が使われていない
- 委員会が形骸化している
- 補助金を現場改善に活かしたい
- 研修を依頼したい
このような漠然とした段階のご相談で構いません。
info@voicia.jp